宁夏河南商会会计档案管理制度

宁夏河南商会会计档案管理制度

第一章 总则

第一条  制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本商会实际及内部管理需要，制定本制度。

第二条  本制度使用的范围，为宁夏河南商会财务部。

第二章 会计档案管理要求

第一条  会计档案的组成

一、会计档案由以下四部分组成：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其他辅助账簿；

（三）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书；

（四）会计预算执行表、成本控制表、销售明细表；

（五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表；

（六）其他会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同。

第二条  会计档案的管理

商会财务部为负责商会的会计档案工作，财务部应安排专人负责会计资料手机、整理 、装订和管理。

第三条  会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案现按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

一、会计凭证的整理

   （一）每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

   （二）每本凭证要求折叠对齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。

   （三）每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全，盖章清晰。

   二、会计账簿的整理

   （一）在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定接转下年并在摘要栏目注明 “接转下年度”字样，账页流水编号是都连续不断。

（二）账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

   （三）电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。

   三、会计报表的整理、装订

（一）在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数是否短缺，名章是否盖全。

（二）各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

（三）分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

四、其他会计资料的整理

平时应做好其他会计资料额收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。

第四条  会计档案的移交与保管

 商会的当年会计档案在会计年度终了后，可暂时由会计人员保管一年，期满后，各种会计档案移交给公司会计档案室、不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出纸质会计档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。

第五条  会计档案保存要求：

一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠疫、放高温、防强光灯工作。

第六条  会计档案的保管年限

   第六条  会计档案的保管年限

第七条  会计档案的查阅

由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

一、商会内部人员需要调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请

单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；其中，机密级以上档案经会计总监签字同意后，方可调阅。

二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由商会秘书处填写“会计档案查阅申请单”，申请单经商会会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；其中，机密以上档案的调阅，须经会计总监批准。

三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具正式公文或介绍信，经商会法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”，经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位 提供利用时，须经本单位主管领导及会计 负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

五、查阅档案时，渐进拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或 损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底被查栏内注明日期和原因。

第八条  会计档案的鉴定和销毁

一、会计档案的鉴定。每年年初应由会计档案主管部门和商会稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，知道债权债务了结后再做销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。

二、会计档案的销毁。经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。

三、撤销、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理移交手续。

四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

第三章 会计电算化要求内容

会计档案包括书面档案盒磁盘档案，内容是所有的会计文件盒会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

第一条  书面会计档案管理

一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，操作人员在打印输出的账页上签字 盖章，会计主管签字盖章认可。

四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。

第二条  会计电算化具体要求

一、先进收付业务和银行收付业务要做当日业务当日请，做到日清月结。现金账页和银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，装订成册，年终先进和银行日记账按照顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为保管。

三、科目汇总表、账簿打印时间

（一）先进、银行日记账每月打印一次。

（二）银行余额调节表每月打印一次。

（三）总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

（四）会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。

第三条  电算化数据备份管理

一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和认为的错误造成数据丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。

二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月份备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。

四、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。

五、必须加强会计档案的保密公祖，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。

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